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26 de março 2019 / Gestão Documental

Qual o valor de uma gestão documental?

Por João Paulo Petitinga - Sócio Diretor

Muitos nos procuram com uma visão de que a organização de documentos é uma coisa simples, por isso, não deve ser muito caro.

Bem primeiro que o valor das coisas é bastante variável de pessoas para pessoas, umas acham 100,00 reais caro, mas para outras nem titubeiam em dar essa quantia até como gorjeta.

Agora coloquem essa realidade na vida das organizações empresariais, onde os valores são muito diferentes de uma micro empresa ou MEI para uma grande empresa, tanto tem numero de funcionários e numero de documentos como em faturamento. Com certeza a percepção de grandeza e valores também muda significativamente.

Pois bem, nós somos ferrenhos defensores da organização de documentos nas empresas, porém sabemos que nem todos podem pagar pelo melhor plano organizacional possível, e sinceramente nem todos precisam desse nível de organização. Esse diagnóstico é o que nós auxilia na avaliação do melhor serviço para o cliente solicitante. E o único jeito de se fazer o diagnóstico tanto em medicina como em gestão documental é olhando o paciente, que no nosso caso é indo até onde o acervo está.

Com essa imagem e algumas perguntas respondidas podemos ter ciência daquilo que ele precisa, e já projetar o que vai precisar ser feito num futuro próximo, médio e em longo prazo.

Com isso os custos benefícios ficam mais evidentes, pois não adianta vender um pacote completo e engessado para todas as empresas a fim de se ganhar na quantidade. Uma boa organização associado a uma planilha de Excel pode auxiliar totalmente uma empresa micro ou MEI, desde que seja seguido nossas rotinas desenvolvidas e mantido o padrão de guarda. Já para uma grande empresa com volumes diários de documentos não se pode achar que isso irá suprir a demanda, aí se faz necessário maior investimento em manuais, treinamentos, software específico para as demandas de pesquisa.

Assim o que vos digo é que o preço quando é dado com base num diagnóstico preciso deve ser analisado com investimento, pois o lucro posterior é absurdamente maior que a frustação de um retrabalho por não ter encontrado o documento ou receber uma multa pelo mesmo problema…

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